How to : préparer un voyage à l’étranger en planifiant comme jamais (mode control freak on)

Pour ceux qui me connaissent, rien de nouveau sous le soleil : je suis une total control freak de l’organisation de mes voyages. Mais vraiment. C’est-à-dire que je prépare beaucoup de choses en avance et que j’adore organiser et planifier (pour en savoir plus sur l’expression Control Freak, cliquez ici).

Alors oui je me soigne, pour éviter de rendre dingues mes proches. Mais d’un autre côté, je me suis dit que mon organisation maladive pourrait bien être utile à certains d’entres vous lorsque vous partez en voyage, pour un weekend ou pour 3 semaines. Et comme je pars aux Seychelles (héhé), je me suis dit que mes travers, qui se résument en excel de toutes sortes, pourraient finalement bien vous être utiles.

Alors, c’est comment de préparer un voyage en mode control freak de l’organisation ? Suivez le guide avec quelques astuces pour devenir le roi de la planification.

HOW TO : préparer son voyage à l’étranger
en planifiant comme jamais

1. Tout peut être préparé, même des choses totalement anodines

Préparer son voyage, cela regroupe des univers complètement différents. Pour certains, il s’agira simplement de savoir rapidement les 5 lieux à visiter absolument et basta. Pour moi, c’est à la fois planifier les lieux de visite, mais aussi les restaurants et les snack à découvrir, les magasins à faire, les activités ou tout simplement le contenu de ma valise. Oui. J’ai des excels pour récapituler le contenu de ma valise.

Mon voyage aux Seychelles par exemple. Pour éviter d’oublier LA robe que je veux absolument porter là bas dans l’optique de faire une photo Instagram en mode Adriana Lima que je pourrais exhiber à ma progéniture quand le phénomène de vieillissement cutané aura eu raison de mes 27 ans, je fais un excel qui liste l’ensemble des choses que je souhaite amener.

Cela me permet de ne pas prendre qu’un seul maillot (grave erreur aux Seychelles vous imaginez bien) ou de me retrouver avec 10 paires de chaussettes (peu d’intérêt).
En outre, cela permet de tenir une liste de ce qu’il va me manquer et d’éviter de faire des achats compulsifs avant le départ : mon tableau me prouve ainsi par A+B que j’ai assez de chemises, point. Et en un clignement d’yeux, je vois aussi les cosmétiques dont mon vanity va manquer et cela m’évite d’acheter à l’hôtel de la crème hydratante qui ne me convient pas (sans parler des prix exorbitants).

Alors oui, cela peut prendre du temps, mais je me sens le plus souvent libérée d’un vrai poids et j’optimise mes bagages.

2. Surfez, listez, mettez de côté et conservez les détails

Côté planifications de visites et sorties, je passe beaucoup de temps à surfer et à mettre de côté de l’info avant de réellement passer à la planification.
Concrètement, plus que de simplement lister les lieux que je souhaite visiter, je vais compléter ces infos par des détails plus pratiques, que je n’aurais pas à rechercher ensuite : horaires d’ouvertures, journées aux tarifs réduits ou happy hours, quartier… le tout conservé dans un document Word pour commencer ou directement dans votre document Excel final (à vous de voir, je vous en parle par la suite).
L’idée est donc de lister au maximum et on verra bien ce que l’on en fera ensuite.

3. Excel est mon meilleur ami

Comme vous l’aurez compris, mon meilleur ami sur ce coup, c’est Excel (ou n’importe quel tableur bien évidemment). Certes le petit carnet à l’ancienne peut vous dépanner au début pour noter vos idées mais, par tous les dieux de Game of Thrones, ne vous arrêtez pas à un document Word pour planifier vos vacances si vous voulez être pertinent.

N’hésitez donc pas , en même temps que vous listez ou que vous mettez de côté des informations, à vous munir d’un Excel bien pensé pour tout garder en tête le plus simplement possible. Le plus souvent, je vais d’abord noter sur Word, à la manière d’un carnet de note, les lieux à voir absolument et les idées pêle-mêle pour ensuite prendre le temps de créer mon Excel et d’y rentrer mes informations.

L’Intérêt ? Pouvoir filtrer et classer pardi ! Exemple ci-dessous de l’excel que j’utilise pour mes voyages à New-York et mes séjours à Chicago : outre les noms et les adresses des lieux à voir, je renseigne le type d’activité, la ville et le quartier pour ensuite pouvoir filtrer et classer et me faire des itinéraires bien pensés ou pour choisir le restaurant du jour.

4. Pas besoins de faire un road trip pour utiliser la magie des maps personnalisées

Autre outil extrêmement pratique si l’on veut organiser son voyage : personnaliser des Google Maps ou utiliser un outil en ligne ou application web pour créer ses cartes personnalisées. Même si vous restez dans la même ville une dizaine de jours, rien ne vous empêche de vous créer votre map, à la manière d’une carte pour un roadtrip.
Très pratique, ce type de carte personnalisée (via Google Maps ou autre, nous y reviendront) m’a permis, durant mes séjours à New-York, de retrouver, par quartier, les lieux où je souhaitais me rendre, de façon extrêmement précise, ce qui est pratique quand on ne dispose si de la 4G ni du Wifi, vous en conviendrez.

Nul besoin de sortir sa carte papier : depuis votre smartphone, vous pouvez voir vos cartes personnalisées en mode hors ligne, ou enregistrer le pdf de votre carte.

Mes 3 outils – testés, approuvés et que je recommande- pour créer des cartes personnalisées :
– My Maps de Google
– Jauntful.com
– Lost in the USA, qui a développé un outil de planification de road-trip pour les USA

5. Sur place, il faut se laisser de la marge : apprenez à lâcher du lest

Je ne voulais pas terminer sans essayer de contrebalancer mes propos. Parce qu’il ne faut pas que ce désir de tout contrôler et de ne rien laisser passer vous empêche d’être spontané ou de faire ces rencontres et ces expériences d’une vie, qui n’auraient absolument pas pu être prévues en amont.

Sur place donc, laissez-vous de la marge, des temps « off » pour profiter plus longtemps d’un quartier, des « lieux bonus » si la visite ou le restaurant prévu étaient malheureusement fermés ou n’oubliez jamais que des décisions sur un coup de tête, ça peut parfois être juste merveilleux… ou complètement raté. Mais au moins, vous aurez aussi bien vécu une expérience inoubliable.

Sur ce, je vous embrasse les bibis, je vais faire ma valise pour les Seychelles.